Privacybeleid

SharpClicks respecteert de privacy van bezoekers, klanten en relaties en behandelt persoonsgegevens met zorg. Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens we verwerken, voor welke doelen, op welke rechtsgronden, hoelang we ze bewaren en welke rechten je daarbij hebt.

1. 01

   Verwerkingsverantwoordelijke

   SharpClicks is gevestigd in Coevorden (Drenthe). KvK-nummer: 84939842. BTW-identificatienummer: NL004034939B94. Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via jesse@sharpclicks.nl of +31 6 117 227 50.

2. 02

   Persoonsgegevens

   Alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, IP-adres en de inhoud van berichten die je naar ons stuurt.

3. 03

   Verwerking

   Elke handeling met persoonsgegevens, waaronder verzamelen, opslaan, raadplegen, aanpassen, gebruiken, doorgeven en verwijderen.

4. 04

   Betrokkene

   De natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt. Vaak ben jij zelf de betrokkene wanneer je een formulier invult, ons mailt of de website bezoekt.

5. 05

   AVG

   Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679), de Europese privacywet die op 25 mei 2018 van toepassing is geworden. SharpClicks houdt zich aan deze regels en aan de Nederlandse Uitvoeringswet AVG.

1. 01

   Contactformulieren

   De website heeft drie formulieren: het hoofd-contactformulier op /contact, het maatwerk-intakeformulier op de maatwerksoftware-dienstpagina, en een korte vraag-formulier in de zijbalk van blogartikelen. Deze verzamelen, afhankelijk van het formulier: voor- en achternaam (of volledige naam), e-mailadres, bedrijfsnaam (optioneel), gekozen project-omvang (alleen maatwerk-intake), het bericht of de omschrijving die je intypt, en het tijdstip van verzending.

2. 02

   AI-chatbot op de homepage

   De homepage bevat een interactieve AI-robot waarmee je een korte chat kunt voeren. De berichten die je intypt worden naar de Google Gemini API gestuurd om een antwoord te genereren. Wij slaan deze berichten niet permanent op aan onze kant. Google verwerkt deze tijdelijk volgens hun eigen privacyvoorwaarden, gekoppeld aan onze API-overeenkomst.

3. 03

   Afspraken plannen

   Op de contactpagina staat een ingebedde scheduling-widget van Reclaim AI. Wanneer je daar een afspraak plant, worden je gegevens (naam, e-mail, gekozen tijdslot) verwerkt door Reclaim. Reclaim is een externe partij met een eigen privacybeleid, dat van toepassing is op die specifieke verwerking.

4. 04

   E-mailcorrespondentie

   Wanneer je rechtstreeks mailt naar jesse@sharpclicks.nl of een ander adres, slaan we de inhoud van die e-mails op om de communicatie netjes te kunnen afhandelen.

5. 05

   Logbestanden en technische gegevens

   Onze hosting-partner (Vercel) en n8n-omgeving registreren beperkte technische gegevens, waaronder IP-adres, browseragent, bezochte pagina, tijdstip en HTTP-statuscode. Deze gegevens helpen bij beveiliging, foutopsporing en misbruikdetectie.

6. 06

   Lokale browseropslag

   De website gebruikt browser-localStorage uitsluitend voor functionele voorkeuren (zoals een eventuele voorkeur voor donker of licht thema). Hierin worden geen identificeerbare gegevens opgeslagen.

1. 01

   Beantwoorden van vragen en aanvragen

   Wanneer je een formulier invult of mailt, gebruiken we je gegevens om je vraag of aanvraag inhoudelijk te beantwoorden en eventueel een vervolggesprek te plannen.

2. 02

   Uitvoering van overeenkomsten

   Wanneer je opdrachtgever wordt, gebruiken we je gegevens om de overeenkomst uit te voeren, te factureren en met je te communiceren over de voortgang van het project.

3. 03

   Verbetering van onze dienstverlening

   We analyseren geanonimiseerde patronen in formulierinzendingen en technische logs om de website en onze processen te blijven verbeteren. Dit gebeurt nooit op een manier die jou als individu identificeert.

4. 04

   Wettelijke verplichtingen

   Voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen bewaren we facturen, klantgegevens en bijbehorende correspondentie zoals de wet voorschrijft.

5. 05

   Beveiliging van de website

   IP-adressen en andere technische gegevens worden gebruikt om misbruik, brute-force aanvallen en spam te detecteren en te blokkeren.

1. 01

   Uitvoering van een overeenkomst

   Wanneer je klant bent, verwerken we de gegevens die nodig zijn om de overeenkomst tussen jou en SharpClicks uit te voeren, inclusief offertetraject, projectuitvoering en facturatie.

2. 02

   Gerechtvaardigd belang

   Voor het beantwoorden van contactvragen, het beveiligen van de website en het voeren van een algemene relatie met (potentiele) klanten beroepen we ons op gerechtvaardigd belang. We hebben getoetst of jouw belangen, rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan onze bedrijfsbelangen.

3. 03

   Wettelijke verplichting

   Voor fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke bewaarverplichtingen verwerken we persoonsgegevens op basis van die wettelijke grondslag.

4. 04

   Toestemming

   Voor verwerkingen waarvoor geen andere rechtsgrond bestaat (bijvoorbeeld optionele velden in formulieren of toekomstige analytics-cookies) vragen we expliciete toestemming. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

1. 01

   Contactaanvragen zonder vervolg

   Vragen die niet leiden tot een opdracht of structurele relatie verwijderen we binnen twaalf maanden, tenzij je expliciet hebt aangegeven gecontacteerd te willen blijven worden.

2. 02

   Klantgegevens tijdens samenwerking

   Voor de duur van de samenwerking bewaren we de gegevens die nodig zijn om diensten en projecten uit te voeren. Na afloop verwijderen we wat niet onder een wettelijke bewaarplicht valt.

3. 03

   Boekhoudkundige gegevens

   Facturen, correspondentie over financiele transacties en daaraan gekoppelde NAW-gegevens bewaren we zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht in Nederland.

4. 04

   Server- en applicatielogs

   Technische logs (IP-adres, browser, tijdstip) bewaren we maximaal negentig dagen voor beveiliging en foutopsporing, tenzij een specifiek incident een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

5. 05

   AI-chatbot berichten

   Berichten die je naar de homepage-chatbot stuurt worden niet permanent door SharpClicks opgeslagen. De korte sessie-context die nodig is om het gesprek samenhangend te houden, wordt na afsluiten van de sessie verwijderd. Voor de verwerking door Google Gemini gelden Google's eigen termijnen.

6. 06

   E-mailcorrespondentie

   E-mails worden bewaard tot vierentwintig maanden na het laatste contact, tenzij ze deel uitmaken van een lopend dossier of onder een langere bewaarplicht vallen.

1. 01

   Hosting en infrastructuur

   Vercel levert de hosting van de website. Server-logs en runtime-data worden door Vercel verwerkt, voornamelijk in EU-regio's zoals Frankfurt en Amsterdam.

2. 02

   Database voor blogcontent

   Supabase beheert onze blogcontent-database in de regio eu-central-1 (Frankfurt). Hier worden geen contactformulier-gegevens opgeslagen, alleen blogposts.

3. 03

   Workflow-automatisering

   n8n verzorgt de verwerking van formulierinzendingen via een zelf gehoste instantie op n8n.sharpclicks.nl. Vanuit n8n worden e-mails samengesteld en via SMTP verstuurd.

4. 04

   AI-diensten

   Google Gemini API verwerkt de chatberichten van de homepage-robot. Google Places API verwerkt geanonimiseerde requests voor het tonen van Google reviews op de contactpagina. Voor klantopdrachten kunnen daarnaast OpenAI of Anthropic worden ingezet, maar daarover maken we per project aparte afspraken.

5. 05

   Scheduling

   Reclaim AI verzorgt het inplannen van afspraken via de scheduling-widget op de contactpagina. Reclaim heeft een eigen privacybeleid dat geldt voor de verwerking via die widget.

6. 06

   E-mailverzending (SMTP)

   E-mails die naar aanleiding van formulierinzendingen worden verstuurd, gaan via een SMTP-provider die zorgvuldig is geselecteerd op betrouwbaarheid en EU-conformiteit.

7. 07

   Geen verkoop aan derden

   SharpClicks verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciele doeleinden. We delen ze alleen met de hierboven genoemde verwerkers, of wanneer een wettelijke verplichting daartoe noopt.

1. 01

   Functionele browseropslag

   De website slaat in jouw browser-localStorage een minimale set technische voorkeuren op, zoals je voorkeur voor een licht of donker thema. Deze gegevens verlaten jouw browser niet en zijn niet aan een persoon te koppelen.

2. 02

   Geen analytics of marketing-tracking

   We gebruiken op dit moment geen Google Analytics, Meta Pixel, advertentie-cookies of vergelijkbare trackingtechnologieen. Wanneer dit verandert, wordt dit privacybeleid bijgewerkt en plaatsen we waar wettelijk vereist een toestemmingsbanner voordat dergelijke technieken actief worden.

3. 03

   Externe ingebedde diensten

   De contactpagina bevat een ingebedde Reclaim-widget en een Google Maps-iframe. Deze externe diensten kunnen, zodra je ze laadt, hun eigen technische cookies plaatsen volgens hun eigen privacy- en cookiebeleid.

4. 04

   Cookies weigeren

   Je kunt cookies en lokale opslag altijd weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website (zoals het onthouden van je themavoorkeur) werken dan minder soepel.

1. 01

   Recht op inzage

   Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken en daar een kopie van te ontvangen.

2. 02

   Recht op rectificatie

   Wanneer gegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je vragen om correctie of aanvulling.

3. 03

   Recht op verwijdering

   Je kunt vragen om verwijdering van je persoonsgegevens. We honoreren dat verzoek tenzij een wettelijke bewaarplicht (bijvoorbeeld de fiscale termijn) ons verplicht de gegevens nog te bewaren.

4. 04

   Recht op beperking

   In bepaalde situaties kun je vragen de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl een correctieverzoek wordt onderzocht.

5. 05

   Recht op bezwaar

   Wanneer wij gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kun je daar bezwaar tegen maken. Wij wegen dat dan opnieuw af.

6. 06

   Recht op dataportabiliteit

   Je hebt het recht om de persoonsgegevens die jij ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en om die over te dragen aan een andere partij.

7. 07

   Recht om toestemming in te trekken

   Wanneer een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die op elk moment intrekken. De rechtmatigheid van eerdere verwerking blijft daarbij in stand.

8. 08

   Hoe je deze rechten uitoefent

   Stuur een e-mail naar jesse@sharpclicks.nl met je verzoek. We verifieren je identiteit voordat we het verzoek uitvoeren, om te voorkomen dat we per ongeluk gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. We reageren binnen vier weken op je verzoek. In complexe gevallen mag deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, waarvan we je tijdig op de hoogte stellen. Aan deze verzoeken zijn voor jou geen kosten verbonden.

1. 01

   Encryptie tijdens transport

   Het verkeer naar en vanaf de website verloopt uitsluitend via HTTPS (TLS). Hetzelfde geldt voor de webhook-verbindingen tussen formulieren, n8n en e-mailverzending.

2. 02

   Encryptie at-rest

   Gegevens die door onze hosting- en database-partners worden opgeslagen zijn versleuteld op opslagniveau, conform de standaarden van Vercel en Supabase.

3. 03

   Toegangscontrole

   Toegang tot systemen is beperkt tot personen die deze toegang voor hun werk nodig hebben. Inloggegevens worden beschermd met sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, met multi-factor authenticatie.

4. 04

   Periodieke beoordeling

   Software-afhankelijkheden en beveiligingsinstellingen worden periodiek herzien en bijgewerkt om bekende kwetsbaarheden te beperken.

5. 05

   Procedure bij datalek

   Bij een mogelijk datalek volgen we een vaste procedure: vaststellen, beperken, evalueren en, indien wettelijk vereist, melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen tweeenzeventig uur. Betrokkenen worden geinformeerd wanneer er een hoog risico voor hun rechten en vrijheden bestaat.

1. 01

   EU-regio's waar mogelijk

   Vercel en Supabase draaien onze workloads in EU-datacenters (voornamelijk Frankfurt en Amsterdam). n8n is volledig in Nederland gehost.

2. 02

   Diensten met wereldwijde infrastructuur

   Sommige Google Cloud-diensten (waaronder de Gemini API en Places API) en eventuele AI-providers zoals OpenAI en Anthropic kunnen via wereldwijde infrastructuur lopen, waarbij delen van de verwerking buiten de EER plaatsvinden.

3. 03

   Passende waarborgen

   Voor doorgifte buiten de EER hanteren we de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de Standaard Contractuele Bepalingen (SCC's) van de Europese Commissie en aanvullende technische maatregelen waar nodig.

1. 01

   AI-chatbot op de homepage

   De interactieve robot op de homepage gebruikt de Google Gemini API om je vragen te beantwoorden. De chat is informatief van aard. We sluiten via de chat geen overeenkomsten en geven geen bindende offertes af.

2. 02

   Geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen

   SharpClicks neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar significante gevolgen voor jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Beslissingen over samenwerking, scope en uitvoering worden altijd door een mens genomen.

3. 03

   Eerlijkheid over beperkingen

   AI-modellen kunnen fouten maken of onvolledige antwoorden geven. We communiceren open over wat AI wel en niet kan, en zetten kritieke beslissingen altijd voor menselijke controle.

1. 01

   Aanleiding voor wijziging

   Wijzigingen kunnen voortkomen uit nieuwe wettelijke verplichtingen, het toevoegen of vervangen van tools en diensten, of voortschrijdend inzicht in goede gegevensbescherming.

2. 02

   Notificatie

   Bij ingrijpende wijzigingen wordt dit gecommuniceerd via een melding op de website. De meest recente versie is altijd op deze pagina te vinden, met onderaan de datum van laatste herziening.

3. 03

   Geldigheid

   De versie van dit privacybeleid die op het moment van verwerking actief is, is van toepassing.

1. 01

   Eerst contact met SharpClicks

   Stuur een e-mail naar jesse@sharpclicks.nl of bel +31 6 117 227 50. We pakken vragen en klachten serieus op en proberen ze in onderling overleg op te lossen.

2. 02

   Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

   Wanneer je vindt dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Adres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Een klacht indienen kan online via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

3. 03

   Andere EU-landen

   Inwoners van andere EU-landen kunnen een klacht indienen bij hun lokale toezichthouder voor gegevensbescherming.

4. 04

   Onze contactgegevens

   SharpClicks, gevestigd in Coevorden (Drenthe). E-mail: jesse@sharpclicks.nl. Telefoon: +31 6 117 227 50. KvK 84939842, BTW NL004034939B94.