AI-gestuurd CRM-systeem dat e-mails, vergaderingen en offertes automatiseert
Ons eigen interne systeem, gebouwd om niks te missen
3 (privacy, relevantie, analyse)
4 automatisch verwerkt
1 klik → compleet document
Waar het schuurde
Als automatiseringsbedrijf verwerken we dagelijks tientallen e-mails, voeren we gesprekken met klanten en prospects, en schrijven we offertes. Dat klinkt beheersbaar, maar in de praktijk: e-mails die tussen wal en schip vallen, actiepunten uit gesprekken die vergeten worden, en offertes die handmatig geschreven moeten worden op basis van verspreide notities.
We hadden een systeem nodig dat al het klantcontact automatisch verwerkt, structureert en omzet in concrete acties, zonder dat we er zelf naar hoeven te kijken.
Wat we hebben gebouwd
We bouwden een compleet AI-CRM in n8n met drie kernonderdelen:
E-mailverwerking: Inkomende e-mails uit meerdere mailboxen worden automatisch verwerkt. Drie lagen AI-filtering bepalen wat relevant is: eerst een privacycheck op een eigen server (gevoelige data verlaat nooit de cloud), dan een snelle relevantiecheck met Gemini Flash, en tot slot een diepgaande analyse met Gemini Pro die de e-mail classificeert, aan een klant en project koppelt, en taken aanmaakt.
Vergaderingtranscripties: Gesprekken opgenomen met Plaud AI worden automatisch getranscribeerd en verwerkt. Het systeem identificeert de klant uit de inhoud van het gesprek, koppelt het aan het juiste project, schrijft een samenvatting en extraheert actiepunten, voor ons én voor de klant.
Offertegenerator: Via één klik wordt een volledige offerte gegenereerd op basis van alle eerdere interacties met een klant. Drie AI-stappen schrijven de introductie, analyse, oplossing en prijstabellen. Het resultaat wordt automatisch ingevuld in een Google Docs-template en opgeslagen in het CRM.
Een slim signaleringssysteem zorgt dat taken niet vergeten worden: als meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp binnenkomen, wordt de prioriteit automatisch verhoogd.
Stap voor stap door het project
Niet de mooi-gepoetste versie, wel hoe het werkelijk is gegaan van eerste analyse tot livegang.
- Stap 01volgende stap
Ontwerp van de drielaags AI-pipeline: privacycheck (eigen server) → snelle classificatie (Gemini Flash) → diepgaande analyse (Gemini Pro)
- Stap 02volgende stap
Bouw van de e-mailverwerking met deduplicatie, contextverrijking uit het CRM en automatische taakcreatie
- Stap 03volgende stap
Integratie van Plaud AI-transcripties: fysieke gesprekken automatisch omzetten naar gestructureerde CRM-data
- Stap 04volgende stap
Offertegenerator met drie AI-stappen: introductie & analyse, oplossingsarchitectuur, prijstabellen
- Stap 05volgende stap
Signaalescalatiesysteem: taken worden versterkt bij herhaalde signalen en automatisch opgeschaald in prioriteit
- Stap 06
Supabase als CRM-database met tabellen voor klanten, interacties, projecten, taken en bedrijven
Wat we hebben gebruikt
De tools en platforms die samen het systeem vormen.
- n8n
- Google Gemini AI
- Supabase
- RRunPod (self-hosted LLM)
- Google Docs
- Google Drive
- PPlaud AI
- IIMAP
Wat het heeft opgeleverd
Wat er na livegang verandert in het werk van de klant. Geen vage beloftes, wel concreet.
3 (privacy, relevantie, analyse)
4 automatisch verwerkt
1 klik → compleet document
Alle inkomende e-mails worden automatisch geclassificeerd, gekoppeld en verwerkt, geen handmatige triage meer
Vergaderingen worden automatisch omgezet naar samenvattingen en actiepunten in het CRM
Offertes worden in één klik gegenereerd op basis van volledige klantgeschiedenis
Privacygevoelige e-mails worden nooit naar externe AI gestuurd, verwerking op eigen server
Signaalescalatie voorkomt dat taken tussen wal en schip vallen: 6+ signalen = automatisch urgent
Kostenefficiënt: goedkope Flash-classificatie filtert irrelevante e-mails vóór de dure Pro-analyse
Herkenbaar? Dan is dit het moment.
Een gesprek kost niks en levert altijd inzicht op. Vertel ons je situatie, dan denken we mee over wat er mogelijk is.